De inbox die zichzelf beheert
Hoe we voor een e-commercebedrijf een zelforganiserende inbox bouwden
Een van onze klanten, een groeiend e-commercebedrijf, kreeg dagelijks tientallen mails binnen van klanten, leveranciers en partners. Alles kwam in dezelfde inbox terecht: retouraanvragen, facturen, samenwerkingen, en spam. Het team was elke ochtend minstens een half uur bezig met lezen, sorteren en verwijderen. Niets spannends, maar wel zonde van de tijd.
Wat we hebben gedaan
We hebben een kleine workflow gebouwd die automatisch nieuwe e-mails leest, begrijpt en sorteert.
De workflow:
Haalt nieuwe berichten op uit Gmail.
Laat een AI-model bepalen wat voor type mail het is (bijvoorbeeld spam, klantvraag, bestelling, marketing).
Beslist wat er moet gebeuren:
Klantvragen worden doorgestuurd naar support,
Facturen gaan naar administratie,
Spam wordt direct weggegooid,
En sommige mails krijgen zelfs automatisch een kort antwoord.
Alles gebeurt binnen enkele seconden, volledig automatisch.
Hoe het werkt:
De workflow combineert een paar simpele tools: Gmail, n8n en een taalmodel dat de inhoud van e-mails begrijpt. Er is geen ingewikkelde integratie, geen code. Het systeem kijkt gewoon naar nieuwe mails, maakt een inschatting, en voert een actie uit.
Wat het opleverde
Na de eerste week zagen we al verschil:
De inbox was ’s ochtends niet langer vol.
Klantmails kwamen direct bij de juiste persoon terecht.
Spam verdween automatisch.
Het team bespaart nu ruim 5 uur per week, en niemand hoeft nog door rijen irrelevante berichten te klikken.
